メールがなくなった？そんなことが起こらないようにするには

受信したはずのメールがなくなった！
というのは、割とよくある話で、実際に何度も相談を受けたことがあります。

そういった相談をされてこられる方には以下の特徴があります。

１．受信したメールは、すべて、Outlookの受信トレイにある。
２．メールの添付ファイルはデスクトップに保存している。

すごいんですよ。
会話中に、
『えーっと、どれだったかな』
と言いながら Outlook のメール検索機能で差出人を検索して
『あーこれこれ』
って膨大なメールから探し出して示してくれるんだけど、元々見ていたメールが見えなくなっちゃうとか。

デスクトップにびっしりとアイコンが並んでいて、短縮されている長いファイル名のファイルを探し出してクリックするところとかを見て
『なんとかしてあげたい』
と思うことしきりです。（笑）

話を元に戻しましょう。
『メールがどこかへ行ってしまった』
ですね。

メールソフトの不具合というのもたしかに考えられます。
多くの場合は忘れていた振分けの指定や、マウスの操作でよそのフォルダに移動してしまった場合が多いものです。
そういった時は、メールソフトの検索機能で送信者や、わずかに覚えているメールの文面を検索して見つけることができます。

こういったシーンのきっかけになるのは、たとえば取引先から
『この間のメールの件、まだ返信をもらってないんだけど』
なんて連絡が来てからあわてるものですから、なかなか効率よく目的のメールを見つけられないことが多いものです。

はじめっからメールを整理しておけば、そういった問題を発生させにくくすることはできるものです。

いざという時に慌てなくて済むように、普段からメールの【仕分け】機能あるいは【振り分け機能】を利用しましょう。

まずは、メールソフトでアカウントの配下に、取引先などわかりやすい名前のフォルダを作成します。

Outlookの「仕分けルール」を使って、
・取引先からのメール（差出人が取引先になっているメール）を受信したら指定フォルダに移動する。
・取引先へのメール（宛先が取引先のメールアドレス）を送信したときは、指定フォルダに移動する。
という２つの指定をしておくことで、その後は取引先とのやり取りを１つのフォルダで管理できるようになります。

強力な Outlook用の振り分けマネージャ BizFilter for Outlook には「クロスフィルタ」の機能が備わっていて、２つの条件を１度に設定してしまうことができます。

この図では、[取引先￥新選組]のフォルダに、ドメインが「shinsengumi.seasoft.co.jp」の相手とのメールを振り分けるように指示していますが、この１回の設定で
１．shinsengumi.seasoft.co.jpからの受信メールは[取引先￥新選組]フォルダに振り分ける。
２．shinsengumi.seasoft.co.jpへの送信メールは[取引先￥新選組]フォルダに振り分ける。

という２つの振り分け条件を一度に設定できるわけです。

【振り分けマネージャ BizFilter for Outlook】には、ほかにも
・Outlook の仕分け機能では指定できない、AND/ORの複合条件での振り分け
・正規表現を用いた振り分けルールの設定
・設定したルールを再度実行する「イールドフィルタ」
など、メールを中心とした業務の効率を大幅に向上できる数々の機能が備わっています。

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