2017年12月21日木曜日

先ほどのメールの添付ファイルのパスワードは***

メールの添付ファイルは、暗号化して添付すること。
暗号化パスワードは別メールで送付すること。

といったルールで運用されている企業が多いのはご存知のことと思います。
特に電器系のメーカーさんとかは全社でルール化されているようです。

主な理由は『メールが漏えいした場合に、重要なファイルの内容が漏えいすることを防ぐ』というものなのでしょう。
もし、メールが漏えいしているのであれば、別メールで送られたパスワード通知メールも当然漏えいしているわけですから、添付ファイルを暗号化してそのパスワードを別メールで送るなんてナンセンス極まりない。
送信時の手順もめんどくさいし、メールを受け取られた受信者側にもパスワードを入力してファイルを展開させる必要があるので、めんどくさいし失礼ではないか!
という御意見はもっともだと思います。
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たしかにご指摘の点についてはもっともではあります。
でも、この面倒な手順が事故を未然に防ぐことに一役買っていることも否定できません。

メールの送信事故というのは毎日のように発生しています。
・ファイルを添付するのを忘れて送信してしまった。
・複数の宛先あてのメールを Bcc ではなく To で送ってしまった。
・個人情報を含んだファイルを第三者に送ってしまった。
・見積書のファイルを別のライバル社に送ってしまった。
などなど。
メールを操作している方ならば、心当たりが少なからずあるはずです。

ファイルの暗号化は「メールが漏えいした場合の対策」だけではなく、メールの利用者がこういった人為的なミスを犯した場合にできるだけ事故の被害を少なくするのにとても有効です。

『自分はそんなミスはしないから大丈夫』

個人で運用しているメールであれば、そういった自信があれば問題ありません。
が、会社や団体などの組織の場合、『すべての人が何のミスもなくメールを運用している!』という保証はどこにもありません。

大手企業ならまだしも、多くの組織にはセキュリティの監視をするための部署や担当者さえいないのが現状で、誤送信の事故は頻繁に発生しています。

添付ファイルを暗号化しておいて、パスワードメールを別に送るようにルール化することは必ずしも無駄とは限らないのです。

Outlookをご利用の場合
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Becky!をご利用の場合
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これらのソフトで誤送信の事故を未然に防ぐのはいかがでしょう?
以上、CMでした。