暗号化して添付したファイルのパスワードが知りたい

メールにファイルを添付する際に暗号化圧縮して送付する文化が根強いですね。

うちも Outlook 用の暗号化添付アドインや Becky! 用の暗号化添付プラグインを製品として提供しており、ご好評をいただいております。
ありがとうございます。

さて、こういったメールの送信先である、添付ファイルの受信者から、〇月×日に受け取ったメールの添付ファイルを開きたいんだけど、パスワードを再度送ってくれないか？
という依頼が来ることがあります。

あまり発生する状況ではありませんが、受信者側のコンピュータを新しく交換した、とかハードディスクが壊れた、とかいろいろなケースがありますね。
実際、私の場合も業務のメールで送信したファイルについて、そういったご要望をいただくときがあります。

では、暗号化して添付したファイルのパスワードをどのように管理すればいいでしょうか？
ファイルとパスワードのペア情報を管理すればいいのでしょうが、そうそううまくいくものではありません。
例えば物理的な場所を「ファイル」の情報として記憶する場合を考えてみましょう。
C:\ドキュメント\ファイル.doc
というファイルに対して、送信したパスワードを紐づけておけば解決するでしょうか？
そうはいかないことはすぐにわかりますね。
「ファイル.doc」というファイルは、その後どこか別のフォルダーに移動させられるかも知れないし削除されてしまうかもしれません。
また、昨日暗号化して送付したけど、今日ファイルを編集して再度送る場合もあります。

ファイルとパスワードのペア情報を管理する、という仕様ではロジックが破たんしてしまいます。

先日データベースにこれらの情報を保管して過去のパスワードを引き出せるようにアプリケーションを作ってほしい、という要望がありました。




アプリケーションを作る必要はありません。

「暗号化圧縮アドイン for Outlook」 では、過去に送付したメールに添付された暗号化圧縮ファイルのパスワードを表示する機能があります！

ヘルプの機能説明ページへのリンクを貼っておきます。
過去メールのパスワードを表示して、そのままクリップボードにセットしてくれますので、「以前のファイルのパスワードを教えてくれ」という依頼に対して、すぐに返信メールでパスワードを通知できるようになります。

意外と手間のかかる業務の一部を効率よく処理できるような機能提供を心掛けてます！
こういった機能が欲しい！というご要望などありましたら、検討しますのでお知らせください。

クリップボードの画像をメールに添付するには

「エビデンス」という言葉を最初に聞いたのは、金融系のシステムを担当しているときの会議中の話題でした。
ご存じない方のために、Wikipediaへのリンクを貼っておきますね。

その会議では、システムに障害が発生したときとか、試験の実施結果を示すためにスクリーンの表示を画像で保存して提示しなきゃって話になっていました。

スクリーンショット（スクリーンの表示内容）をキャプチャ（画像として取得）するには、Windows の場合だと、[PrintScreen]キーを押します。
現在アクティブなウィンドウだけをキャプチャするには[Alt]キーを押しながら[PrintScreen]キーを押します。

そうすると、表示内容がクリップボードに取り込まれます。
ファイルとして保存したいのであれば、「ペイント」などの画像加工ソフトを起動して、「編集」－「貼り付け」メニューを選べば、画像の内容がソフトウェアに反映されますので、「ファイル」－「名前を付けて保存」を選ぶことでようやくファイルとして保存できるわけです。

私どもで提供しているソフトウェア製品に関して、まれにメールで「こんなことが起きている」という問題の連絡をスクリーンショットが添付された状態で送られてくることがあります。

スクリーンショットをメールで送付するには、上記の手順を踏んだ後でメールソフトにファイルを添付させる動作が必要になります。
つまり、めんどくさい手続きをしないと相手にスクリーンショットを送れないわけです。

そこで、Outlook 用の暗号化添付アドイン Biz Attacher に、一連の作業を自動化できる機能を追加しました。
手順は
１．[PrintScreen]または[Alt]+[PrintScreen]で画面のキャプチャをクリップボードに取り込む。
２．Outlook のメール送信画面で「クリップボードから添付」リボンメニューを押す。
３．プレビュー画面で添付画像を確認し、ファイル名を入力する。
以上です。

クリップボードの内容が不明のまま添付すると、送信者には、どんな画像が添付されたのかを確認できないので、プレビュー画面でサイズを変化させて確認できるようにしました。
添付するファイル名について、ランダムに命名してしまうとメールの受信者に何の画像なのかが伝わりにくいと思い、添付時にファイル名を決定できるようにしました。

製品のヘルプでこの機能について説明しているページをリンクしておきますね。

スクリーンショットを添付して送付する際には、内容を十分に確認しておかないと、思わぬ個人情報や著作情報が含まれてしまっている場合があります。
プレビュー画面で十分にチェックしてから添付するようにしてくださいね。

私の場合、画像のサイズを縮小したり、画像の一部にモザイクを入れて個人情報を消すために、JTrim というソフトウェアを重宝しています。
画像加工ソフトで編集した場合でも、ファイルをどこかに保存せず、そのまま「すべてを選択」（[Ctrl]+[A]）して「編集」－「コピー」（[Ctrl]+[C]）することでクリップボードに取り込めますから、Outlook のメール編集画面で「クリップボードから添付」メニューでメールに添付することができるようになりました。

一連の手順を多用している方、ぜひ「暗号化添付アドイン Biz Attacher for Outlook」をお試しください。
一か月無料で使える「トライアルライセンス」で、その便利さを確かめることができます！
あ、そうそう。メールソフトに Becky! をご利用の方ならば「暗号化添付プラグイン Biz Attcher for Becky!」に同様の機能があります！
こちらも１か月無料で試用できます。

どうぞよろしくお願いします。